المركز الوطني للوثائق : ضرورة الإلتزام بتطبيق الإجراءات النظامية في إتلاف الوثائق

في سياق الاهتمام بوثائق الدولة لدى الأجهزة الحكومية، وبحكم اختصاصاته، جدد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات دعوته للأجهزة الحكومية بمراعاة تطبيق إجراءات إتلاف الوثائق والمحفوظات المقررة نظاماً بموجب لائحة الإتلاف ونماذجها الصادرة بالأمر السامي رقم (7/1379/م) بتاريخ 21/ 7/ 1416هـ وذلك عند شروع الأجهزة الحكومية في إتلاف الوثائق التي انتهت الحاجة العملية لها.

و أكد المركز في هذا الجانب أن إتلاف الوثائق بشكل مخالف لتلك الإجراءات قد يعرض معلوماتها وبياناتها للنشر والإفشاء على غير مقتضى من النظام، خصوصاً إن كانت تلك المعلومات والبيانات ذات طابع سري، الأمر الذي يُعد - إن حصل - مساساً بأمن المعلومات ويضر بالأمن الوطني للدولة ومصالحها وسياساتها وحقوقها. وبما يتطلب درءً لذلك؛ فقد شدد المركز على أن تقوم الأجهزة الحكومية وفروعها والقطاعات التابعة لها بتحريز وثائقها المودعة في مستودعات الحفظ من خلال حصر موجوداتها والتحكم في إغلاقها ومتابعتها بشكل دوري، وإسناد إدارة تلك المستودعات لموظفين من ذوي الكفاءة والاختصاص منعا لتسربها، والتأكيد على المعنيين بإتلاف تلك الوثائق بمراعاة الإجراءات المقررة نظاماً لعمليات الإتلاف والتنسيق في ذلك مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وأن تتم عملية الإتلاف بعد إقرارها من المركز حسب اللائحة في أحد مقار الجهاز الحكومي بحضور مندوب من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وعدم اسناد مهمة إتلاف الوثائق لأفراد أو لشركات القطاع الخاص مثل شركات إعادة تدوير الورق وغيرها.