في بعض الأحيان تأتي الدعوة للاجتماع متضمنة اليوم والساعة بدون جدول للنقاط التي سيتم مناقشتها في الاجتماع، وعند السؤال عن جدول أو برنامج الاجتماع، تكون الإجابة (عصف ذهني) أو (مناقشة ما يستجد) أو غيرها من المسميات التي لا تتضمن أي موضوع محدد يمكن مناقشته والاستفادة من وقت الاجتماع في تحسينه وتطويره، فتشعر بأن الهدف ليس الوصول إلى ما يفيد من الاجتماع بل الهدف هو أن يعقد الاجتماع فقط بغض النظر عن أي شيء آخر.
بعض الاجتماعات يُدعى لها مجموعة كبيرة من الأفراد والأقسام وذلك بغرض استعراض خطة أو إستراتيجية معينة لقسم ما ويبدأ الاجتماع الذي حضره مجموعة كبيرة من الموظفين وينتهي ولم يتحدث فيه إلّا شخصان وهما مدير القسم ومدير الإدارة، أما بقية الحضور فقد كانوا صامتين ليس لأنه لا يوجد ما لديهم للمشاركة بل لأن طبيعة الاجتماعات فرضت نفسها وأصبحت محصورة بين مدير يسأل ورئيس قسم يجيب ولا مجال لغيرهما للمشاركة وقد كان الأولى أن يجتمعا مع بعضهما البعض ويتناقشا دون تعطيل الآخرين.
هناك العديد من الاجتماعات والملتقيات والمؤتمرات والندوات وورش العمل وغيرها من التجمعات التي يتم تنظيمها وترصد لها ميزانيات مالية ضخمة، وتُحشد لها طاقات بشرية وفكرية كبرى للاستعداد لها، ويتم العمل فيها لفترة زمنية طويلة وفي كثير من الأحيان تكون خلاصة تلك الجهود تتركز في كلمة يتيمة واحدة وهي الخروج بتوصيات لا تجد أحداً يهتم بها أو يتابعها فإما أن تموت في نهاية تلك المناسبة أو تُفقد فلا أحد يعرف مصيرها ويضيع الجهد والوقت والمال بلا فائدة.
الاجتماعات مهمة إن أحسنّا الاستفادة منها وتم الإعداد لها مبكراً، فالاجتماع الناجح تبدو علامات نجاحه قبل أن يبدأ من تحضير مميز وإعداد لمواضيع الاجتماع والمدعوين وتقسيم الوقت خلال الاجتماع بين المواضيع ورصد التوصيات وتحديد المسؤولين عن تنفيذها وربطها بجدول زمني والوسائل المستخدمة للوصول إلى نتائجها ومتابعتها بعد الانتهاء للتأكد من استدامتها، وبذلك تكون الاجتماعات مثمرة وبناءة ويحرص الجميعُ على حضورها.
صحيفة يومية تصدر عن مؤسسة المدينة للصحافة والنشر
